تريكات

ما هي مزايا إدارة صندوق الوارد الخاص بك باستخدام الذكاء الاصطناعي

بدأ الذكاء الاصطناعي بلا شك في التأثير على حياتنا اليومية.

يعتمد البشر عليها في تبسيط المهام اليومية. يتم استخدامه على نطاق واسع ، لا سيما من قبل الشركات التي تكون فيها إدارة الوقت أمرًا بالغ الأهمية. لقد بدأت كـ “تقنية خيال علمي” ، ولكن يمكنك الآن العثور عليها في كل جانب من جوانب الحياة تقريبًا. هل تصدق كيف تتغير الأوقات؟

على سبيل المثال ، تعد إدارة رسائل البريد الإلكتروني مشكلة شائعة في الوقت الحاضر. بغض النظر عن مدى صعوبة محاولة البريد الوارد الخاص بك لا يمكن أن يكون على الإطلاق. يمكنك إلغاء الاشتراك من أي مكان ، ولكن لا يمكنك أبدًا إيقاف رسائل البريد العشوائي الجديدة تمامًا. “النضال حقيقي” ، صحيح؟

يتم إرسال حوالي 14.5 مليار رسالة بريد إلكتروني عشوائية كل يوم. قد يكون التعامل مع هذا أمرًا مربكًا ، خاصةً إذا كانت طريقتك الرئيسية للاتصال عبر البريد الإلكتروني. كيف يمكنك التركيز على رسائل البريد الإلكتروني الجديدة والمهمة ، إذا كنت تهتم باستمرار بالرسائل القديمة؟ هذا هو السبب في أن إدارة البريد الوارد أمر بالغ الأهمية لكل مستخدم بريد إلكتروني.

عندما يتعلق الأمر بإدارة البريد الوارد ، يمكن للذكاء الاصطناعي فعل المعجزات!

لماذا تعتبر إدارة البريد الإلكتروني بالذكاء الاصطناعي مهمة

إدارة البريد الإلكتروني بالذكاء الاصطناعي

لا مزيد من التمرير غير الضروري عبر البريد الوارد الخاص بك! كم مرة واجهت صعوبة في العثور على بريد إلكتروني مهم؟ يستغرق هذا وقتًا ، مما يعني أنه يمكن أن يؤثر على كفاءة عملك. ستقوم إدارة البريد الإلكتروني بالذكاء الاصطناعي بتنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك نيابة عنك. لقد ثبت أنه يوفر الوقت الحقيقي.

الوقت هو أثمن ما يمكن أن يقدمه الشخص. هذا هو السبب في أن تقدير وقت شخص ما أمر حتمي ، خاصة في مجال خدمة العملاء. يتوقع العملاء منك الرد في أقرب وقت ممكن ، كما أن الحفاظ على رضا العملاء أمر في غاية الأهمية.

كيف تنجح في ذلك ، إذا كنت مثقلًا بالرسائل وتواجه مشكلة في تنظيم بريدك الوارد؟ يمكن لبرنامج إدارة البريد الإلكتروني AI القيام بالخدعة نيابة عنك!

مزايا إدارة علبة الوارد بالذكاء الاصطناعي

مزايا إدارة علبة الوارد Ai

حتى يومنا هذا ، لا يزال البريد الإلكتروني من أكثر وسائل الاتصال شيوعًا. يتزايد استخدامه بسرعة ولا يزال يعتبر الطريقة الأكثر احترافًا للتواصل مع العملاء. ومع ذلك ، فإن شعبيتها لن تذهب في أي مكان قريبًا.

نظرًا لأن هذا هو الحال ، فمن الأفضل معرفة كيفية تبسيط استخدامه.

مع إدارة علبة الوارد لمنظمة العفو الدولية ، ستكون كتابة رسالة بريد إلكتروني هي الشيء الوحيد الذي يتعين عليك القيام به يدويًا. سيتم إدارة كل شيء آخر تلقائيًا. سيعمل البرنامج كمساعد بريدك الإلكتروني الشخصي ، مما يجعل حياتك اليومية أسهل ، سواء كان ذلك لاحتياجات العمل أو التعامل مع بريد إلكتروني شخصي.

دعونا نناقش مزايا الذكاء الاصطناعي في إدارة البريد الوارد:

1. تحديد الأولويات وتصنيف رسائل البريد الإلكتروني

ستعمل أداة الذكاء الاصطناعي التلقائية على التأكد من أن الرسائل ذات الأولوية العالية على رأس القائمة. لن تفوتك رسالة بريد إلكتروني مهمة مرة أخرى. سيعرف نظام العلامات ما هي رسائل البريد الإلكتروني وسيقوم بتصنيفها وفقًا لاحتياجاتك ، دون حتى فتحها.

سيتم فرز رسائلك بطريقة تعرف دائمًا الرسائل التي تتطلب اهتمامًا فوريًا. عندما تتلقى إشعارًا ، ستعرف أنه أمر عاجل. هذا يزيد من فرصة الرد في الوقت المحدد.

ليس هذا فقط ، ولكن لديك أيضًا خيار إيقاف تشغيل الإشعارات لبعض الوقت. إذا كان لديك عمل أكثر أهمية للقيام به في الوقت الحالي ويتطلب تركيزك ، فقد يكون هذا مفيدًا حقًا. عندما تكون متفرغًا ، يمكنك إعادة تشغيلها واستلام كل شيء مرة واحدة.

يمكن لأداة إدارة علبة الوارد المستندة إلى AI أيضًا إنشاء مجلد خاص لرسائل البريد العشوائي والاشتراك الخاصة بك. هذا يجعل من السهل إلغاء الاشتراك وهي طريقة رائعة لذلك فصل الرسائل المهمة عن الرسائل غير المهمة.

2. تتبع البريد الإلكتروني

يمكن لبرنامج إدارة علبة الوارد AI أن يخبرك بمن فتح بريدك الإلكتروني بالضبط. في كل مرة يفتح فيها شخص ما بريدًا إلكترونيًا أرسلته ، سيظهر إشعار على سطح المكتب.

قد تتساءل “لماذا هذا مهم”؟ تخيل أنك تعمل كمندوب مبيعات وتنتظر استجابة فورية. سيعطيك هذا فرصة أفضل لفهم من يهتم بعرضك ومن يقدر وقتك.

بالطبع ، هذا اختياري ، يمكنك دائمًا إيقاف تشغيل هذا الخيار.

3. جدولة التحسين

إذا كنت شخصًا نسيًا ، فستتأكد إدارة صندوق الوارد بالذكاء الاصطناعي من أنك لن تنسى موعدًا أبدًا. يوفر لك خيار جدولة الوقت المحدد لإرسال بريد إلكتروني.

إذا كنت مسؤولاً للغاية وكنت تخطط للبقاء لفترة أطول في المكتب في انتظار الوقت المناسب ليأتي وإرساله ، يمكنك الآن تعيين وقت معين وسيتم إرسال الرسالة من تلقاء نفسها.

هذا يمكن أن يحسن الخاص بك التواصل العام مع العميل. ستتعلم منظمة العفو الدولية متى من المرجح أن يفتح عميلك بريدًا إلكترونيًا ويمكنه إرسالها تلقائيًا وفقًا لتلك المعلومات.

4. العمل الجماعي

‘العمل الجماعي يجعل العمل الحلم”، حق؟ يمكن لبعض أدوات إدارة البريد الإلكتروني AI تحويل بريدك الإلكتروني إلى مساحة عمل. يمكنك جمع الجميع في مكان واحد وترتيب المهام ، حتى يتمكن أعضاء فريقك على الفور من معرفة أي من هذه المهام ذات أولوية. إنها طريقة رائعة لتحسين إنتاجية العمل.

ليس ذلك فحسب ، بل يمكنك مشاركة عملك مع الفريق والحصول على آرائهم أيضًا.

5. نظرة عامة مفصلة

الإحصائيات مفيدة دائمًا. يمكن أن يساعدك الحصول على جزء داخلي في تحسين سير العمل. يمكن أن توفر لك إدارة علبة الوارد AI نظرة عامة مفصلة على نشاط البريد الوارد الخاص بك. يمكنك معرفة وقت إرسال واستلام معظم رسائل البريد الإلكتروني ، مما يساعدك في ترتيب ساعات عمل فريقك.

تعرف أيضًا على من يرسل أكبر عدد من الرسائل ويستجيب بشكل أسرع. يمكن أن يساعدك هذا في فهم أداء أعضاء فريقك وتحسين سير العمل.

6. زيادة الأمن

من الصعب القول أنه ستكون هناك أوقات يكون فيها الإنترنت آمنًا بنسبة 100٪. لهذا السبب عليك أن تأخذ الأمن السيبراني على محمل الجد وتحمي بياناتك بأي ثمن.

رسائل التصيد أمر شائع بين مستخدمي البريد الإلكتروني. نقرة واحدة فقط يمكن أن تؤدي إلى عواقب وخيمة. يمكنك إيقاف هذا عن طريق الاستعداد مسبقًا.

دع إدارة البريد الوارد المستندة إلى AI تحميك ببطانية أمان إضافية. سيتم فحص كل رسالة بدقة. إذا كان هناك أدنى علامة على الشك ، فسيتم حذف البريد الإلكتروني تلقائيًا أو إخفاؤه في البريد العشوائي ولن تتلقى رسالة من نفس المرسل مرة أخرى.

7. تحسين جودة البريد الإلكتروني

نظرًا لأننا نعرف كيفية التعامل مع الكمية ، فلنتحدث قليلاً عن الجودة. باستخدام الأدوات القائمة على الذكاء الاصطناعي ، يمكنك نسيان الأخطاء النحوية. يمكن تحسين جودة البريد الإلكتروني بشكل كبير! سيكون لديك العديد من القوالب للاختيار من بينها ، ولا داعي لإنشاء نموذج يدويًا. إذا استغرق إنشاء قالب ساعات قبل ذلك ، فقد يستغرق الآن ثوانٍ فقط.

يمكنك أيضًا إنشاء ملفات الرسائل التي يتم إنشاؤها تلقائيًا ومعالجة المشكلات الشائعة بين العملاء في الوقت المناسب.

ماذا يمكن أن نتوقع في المستقبل؟

مستقبل إدارة صندوق الوارد الخاص بك باستخدام الذكاء الاصطناعي

لا يمكننا أبدًا معرفة ما ينتظرنا. بناءً على مدى سرعة مشاركة الذكاء الاصطناعي ، من المحتمل أن يزداد استخدامه. إلى أي مدى تقدمت هذه التكنولوجيا؟ هل هو جيد بما يكفي للتفوق على الناس؟ هل يستطيع الذكاء الاصطناعي كتابة الرسائل بدلاً منك؟

بدأ الذكاء الاصطناعي في تغيير عالم التسويق عبر البريد الإلكتروني أيضًا. يمكنه إنشاء رسائل مخصصة بعد تحليل سلوك العميل. بإمكانك أن تأخذ رسائل شخصية مكتوبة تلقائيًا لكل عميل ولا يتعين عليك حتى الاقتراب من لوحة المفاتيح.

لكن هل يمكن للذكاء الاصطناعي أن يحل محل البشر بشكل كامل؟

أنا لا أعتقد ذلك. قد يكون متقدمًا جدًا بحيث يكتب الرسائل من تلقاء نفسه ولكن لا يمكنه أبدًا جلب المشاعر الإنسانية. من المرجح أن يقدر العملاء أ رسالة مكتوبة بشريًا من تلك التي تبدو آلية. من الأفضل دائمًا الحفاظ على التواصل على مستوى الإنسان.

في التحليل النهائي

مع أخذ كل شيء في الاعتبار ، فإن الذكاء الاصطناعي في إدارة البريد الوارد له بالتأكيد فوائده ويمكن أن يكون بمثابة معزز كبير. بفضل تقنية الذكاء الاصطناعي ، يتم الآن فحص رسائل البريد الإلكتروني بدقة قبل وصولها إلى صندوق الوارد الخاص بالمستلم. يمكنك الاعتماد عليها لتكون خالية من الأخطاء.

تعتمد الطريقة التي ترغب بها في استخدام الذكاء الاصطناعي في إدارة البريد الإلكتروني على عملك أو أهدافك الشخصية. تقدم أدوات الذكاء الاصطناعي المختلفة مزايا مختلفة. لهذا السبب من المهم تحديد أهدافك قبل الحصول على أداة إدارة البريد الإلكتروني القائمة على الذكاء الاصطناعي.

كما ذكرنا أعلاه ، من المهم أخذ الوقت الكافي لكتابة إجابة حقيقية. ومع ذلك ، فقد كنا جميعًا في موقف لا يوجد فيه وقت كافٍ. في نهاية اليوم ، يعد توفير الوقت هو الميزة الرئيسية لإدارة علبة الوارد بالذكاء الاصطناعي ولهذا السبب يفضل استخدامه.

لذلك ، إذا كنت ترغب في زيادة كفاءة العمل وإتاحة بعض الوقت لمهام أخرى أثناء تصنيف رسائل البريد الإلكتروني ، إدارة البريد الإلكتروني بالذكاء الاصطناعي هي الحل الأفضل!

اقرأ أيضا:

زر الذهاب إلى الأعلى
%d مدونون معجبون بهذه: